三亞理工職業(yè)學院財務報銷管理規(guī)定

為了加強學校的財務管理工作，提高辦事效率，為各系（部）、各機關部門提供高效快捷的優(yōu)質服務，進一步完善學校的報銷程序及規(guī)定，合理控制學校日常費用，根據國家有關財務法律法規(guī)及學校的財務制度規(guī)定，本著依法治校、依規(guī)行政、以規(guī)辦事、做好服務的原則，結合學校的實際情況，特制定三亞理工職業(yè)學院財務報銷管理規(guī)定。

一、費用報銷要求

學校財務執(zhí)行二級預算管理制度，各級負責人根據校長授權的財務審批權限執(zhí)行審批。各級審批人要認真執(zhí)行國家財經政策和學校財務制度，嚴格按規(guī)定行使審批權。審批人要對所批準的經費開支內容及后果負責，對實際開支數額負責，不得虛列虛報，不得以計劃數代替實際數，杜絕因事前情況不明、工作不細而造成經費浪費，對各預算內經費本著勤儉節(jié)約的原則，科學合理的安排支出。各級審批人審批的因公借款，借款人拖期不還，審批人應負責教育和催還及相應的連帶責任。

（一）報銷流程  

（二）報銷期限及相關要求

1、日常工作中發(fā)生的所有費用報銷時限原則上不得跨月、跨年，當月的單據須當月到財務報銷，跨年度單據不予報銷（特殊情況須事先寫出書面材料并經財務負責人批準）。

2、差旅費需在出差回來后的5個工作日內報銷。

3、借款費用應當及時清理，按上述報銷時限報銷，原則上“前賬不清，后賬不借”；學期備用金在學期開始時借支，每年的6月30日和12月31日前分別還清借款，若到期的借款不還，財務處將通知人事處在發(fā)放工資時先予以扣除，不足部分次月再扣，直至還清借款。

（三）原始單據合規(guī)性要求

1、經辦人員在費用支出時，應取得真實合法的原始憑證。以下憑證視為合法憑證，準予報銷： 

（1）稅務機關批準的帶防偽水印底紋和全國統(tǒng)一發(fā)票監(jiān)制章的稅務發(fā)票。

（2）財政機關批準并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據。 

（3）郵政、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據、支出證明單。 

2、經辦人員取得的合法憑證時，應按要求規(guī)范填寫，憑證內容應填寫完整，否則視為無效憑證不予報銷；單位名稱必須為法人名稱（即：三亞理工職業(yè)學院），大小寫金額書寫正確相符，票據日期清晰合理,住宿發(fā)票填明起止日期及天數，否則不予報銷；購買實物的原始憑證，應有驗收證明：即“驗收記錄”、“列管物品增加單”、“固定資產增加單”或“安裝設備報驗單”； 在報銷發(fā)票未取得的情況下，經辦人還應填寫“預付款報銷單”。

3、經辦人取得的票據，辦理報銷時應在每張票據背面簽注姓名、取得日期，當經辦業(yè)務需他人驗證的，還應簽注驗證人姓名、驗證日期。

4、經上級單位、政府管理部門批準的經濟業(yè)務，應將批準文件原件或復印件作為附件。批準文件需單獨保管的，應在原始憑證上注明批文號、日期等內容。

5、粘貼要求：各種附件應粘貼于“原始憑證粘貼單”上，為方便財務裝訂，應左對齊、上對齊貼緊，超出粘貼單的應折疊，粘貼左上角完畢后，經辦人應驗證有效票據自然張數、金額，并注明，使用膠水粘貼時，注意不要污損原始憑證表面。

6、書寫要求：各種原始憑證的填制都應使用黑色水性筆書寫，報銷單“核實金額”欄、付款審批單的“結算方式金額”欄由財務處審核驗證后填寫。

7、特項處理：

（1） 外來憑證遺失、破損嚴重無法識別時，應當取得原出具單位或個人原單據存根聯(lián)復印件并蓋有公章的證明，經審批人批準后，代作原始憑證。

（2）下列情況不予報銷：非法涂改單據，非墨水筆書寫單據，內容與業(yè)務不符、大小寫金額不一致的單據、未加蓋收款單位財務（發(fā)票）專用章的單據等不具備報銷條件的違紀單據；白條。（不包括農業(yè)初級產品采購單據）丟失單據無法取證和無法證實其支出金額的項目單據；違章罰款及其它由當事人過失造成不應有的支出；無理由跨年度單據（特殊情況須寫出書面材料并經財務負責人批準）。

二、報銷的具體規(guī)定：

(一)備用金：根據各系（部）、機關部門日�；顒拥男枰�（主要用于差旅費、招待費、零星采購教學和辦公用品等）可于學期開始時指定專人到財務借支部門備用金，實際發(fā)生支付業(yè)務時從備用金中列支，經辦人員在規(guī)定報銷期限內到財務報銷，財務予以補足，每年的6月30日和12月31日前予以歸還。

(二)差旅費用：因工出差、培訓、學習、交流等費用報銷嚴格按照學校《差旅費報銷規(guī)定》執(zhí)行。

(三)通信費用：通信費用包含辦公場所的固定電話費、網絡費、相關人員的手機通信費、郵寄費用等。

1、固定電話為日常工作使用，不得打私人電話，由網絡中心統(tǒng)一管理，按各單位申請的電話號碼歸類統(tǒng)計費用使用情況，對不正常、不合理、不合規(guī)的話費額進行明細查詢，如因私事產生的話費將加倍處罰相關人員。

2、手機通訊費：憑本人當月有效發(fā)票限額報銷；當月話費不足報銷額度的按實際話費報銷；手機話費實行每半年報銷一次，每年6月15日前報上年12月至當年5月的，12月15日前報當年6月至11月的，本人單獨填寫費用報銷單（注明：所在單位、職務）簽字后由各單位負責財務報銷的人員或本人在規(guī)定時限前送交財務（手機話費報銷將不再另行通知，過期不予報銷）。

(四)車輛費用：車輛費用包含學校派車費用及各單位公車的所有費用。公車使用嚴格按照學校公車管理規(guī)定執(zhí)行，日常使用中及時登記“車輛使用登記簿”（登記簿必須是實時的手寫記錄）。原則上不要私車公用，如遇特殊情況需要使用的，經本單位領導批準后，可附實際使用車輛公里數，按0.5元/公里報銷油費，發(fā)票必須是車輛使用當日加油開據的發(fā)票，因個人違反交通法規(guī)定所需交納的罰款一律不予報銷。

(五)招待費用：各單位因日常工作需要，接待專家、領導或業(yè)務單位人員發(fā)生的接待費用（發(fā)票內容不能為禮品，報銷單也不能填禮品）、單位聚餐費用(迎新期間、英語四級考試期間等發(fā)生的工作餐標準的費用可以從相關經費中列支)、超過工作標準餐的費用從接待費中列支)。

（六）辦公費： 日常辦公用品使用費、報刊費、辦公設備耗材費等（包含學院統(tǒng)一購入的辦公用紙、信封、檔案袋等），各單位自行采購的辦公用品需從學院統(tǒng)一招標指定的供應商中采購，指定供應商無法供貨的可以從其他單位采購，報銷時需附采購明細清單（如從超市采購的物品需附超市購物小票），并填寫驗收記錄單（由各單位自行驗收把關）。

(七)黨員、工會活動費：組織本單位黨員或全體教職人員工會委員的集體活動，不能是單純集體外出就餐（集體活動可含餐費），不允許發(fā)放現金或現金等價物，各單位組織活動先需將活動方案報工會或組織部批準，報銷時將批文原件同報銷單一起報送財務。

(八)教學經費及學科建設費：教學經費及學科建設等經費主要包括：

1、教師進修費用：教師參加的各類會議及培訓費用，包含相關的交通費、食宿費、培訓費等，報銷標準參照差旅費標準執(zhí)行(教師出差、培訓需報教務處審批課程）。

2、科研資料費用、科研應用費用：聘請專家進行學術講座的相關費用，含交通費、住宿費、課酬費等。

3、課程專業(yè)建設費用：資料費、實驗材料費等。

4、教學差旅費用：差旅費用嚴格執(zhí)行學院差旅費報銷標準，不得超支，如有超支經本單位負責人同意可從創(chuàng)收經費中列支，如果本單位沒有創(chuàng)收經費的不予報銷，(中層干部出差需報校辦備案，教務處審批課程，系（部）、機關部門領導出差3天以上須報院長批準）。

5、教學文檔資料費用、教學辦公費用、教學儀器耗材費用：參照辦公用品采購規(guī)定執(zhí)行。

6、教學設備維護費用：教學設備、辦公設備需進行維修的，經維修單位出具設備維修鑒定書，需更換維修材料的清單及價格，并附設備維修單。

(九)學生活動及勤工儉學費：組織學生參與各項活動發(fā)生的費用（需詳細列明舉辦活動所發(fā)生的費用清單，采購的物品需要驗收單，發(fā)放給學生不收回的服裝等物品需學生簽領單）及學生勤工儉學的費用。

(十)科研費用：按照學�！瓣P于科研項目經費管理”等相關規(guī)定執(zhí)行，報銷的費用必須是與科研項目相關的費用，嚴禁用與科研項目無關的發(fā)票套取科研經費。

(十一)質量工程建設經費等：按照學�！瓣P于質量工程建設專項經費及獎勵實施辦法”規(guī)定執(zhí)行，報銷的費用必須與質量工程建設相關的真實發(fā)生的費用，嚴禁用與項目無關的其他發(fā)票套取相關經費。

(十二)辦班培訓費：嚴格按照《三亞理工職業(yè)學院培訓服務項目管理辦法》的相關規(guī)定執(zhí)行。首次申報的項目需報院長批準，收取培訓費、報名費前先到財務領取統(tǒng)一收據，收款時實行收款與開票分開管理，收款結束后3天內將所收款項上交財務（附收款明細單），并將收據送交財務核銷，上交給主辦單位的報名費需附收款及付款情況表；

(十三)實習管理費：嚴格按照“學院實習管理費用報銷的批復”執(zhí)行相關報銷規(guī)定；需同實習單位簽訂合同，收入必須公對公的轉入學校帳戶，嚴禁相關人員收取現金后再上交財務。

(十四)其他經費：其他經費按學校相關規(guī)定予以報銷。

三、附則

（一）本規(guī)定中未做規(guī)定的，按照學校原有關規(guī)定辦理。

（二）本規(guī)定由財務處修訂并負責解釋。

（三）本規(guī)定自發(fā)文之日起執(zhí)行，以前規(guī)定與本規(guī)定不符的按照本規(guī)定執(zhí)行。                             

三亞理工職業(yè)學院

2015年6月26日

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